Zarządzanie czasem

Praktyczne zarządzanie czasem polega na wyznaczaniu celów i priorytetów w działaniu tak, aby wykorzystać każdą dostępną chwilę i być z niej zadowolonym. Pamiętaj, że nie możesz zatrzymać żadnego dnia. Czasu nie można cofnąć, zawsze płynie w tym samym kierunku. Dlatego jest tak ważny w życiu każdego człowieka. Przecież czas to pieniądz. Jak zrobić, aby czas nie uciekał nam przez palce? Na czym polega organizacja czasu pracy? Jak rozsądnie korzystać z przydzielonego nam czasu? Jak szybko realizować własne zamierzenia, nie marnując cennych chwil?

1. Błędne zarządzanie czasem

Oto kilka przykładów tracenia cennego czasu:

• robienie zbyt wielu rzeczy naraz,
• brak dyscypliny - najpierw praca zawodowa, a potem przyjemności,
• brak planowania,
• odkładanie na później – wyrzuć ze swojego słownika słówko „później”,

• niedokańczanie spraw – wyrób sobie nawyk dokańczania każdej rozpoczętej sprawy,

• robienie wszystkiego samemu – naucz się delegować sprawy, a zyskasz czas,

• zakłócanie czasu przez czynniki zewnętrzne – chcąc efektywnie wykonać swoją pracę, pamiętaj o zamknięciu drzwi, wyłączeniu komórki, komunikatora czy programu pocztowego,
• brak organizacji przestrzeni – używaj segregatorów, koszulek, boksów i półek na dokumenty (posegreguj je tematycznie lub/i chronologicznie),
• usuwaj zbędne e-maile, pliki czy skróty w komputerze,
• brak priorytetyzowania czynności – rób najpierw to, co najważniejsze,
• wykonywanie rzeczy zbędnych – zapytaj siebie, czy na pewno to zadanie jest dla ciebie ważne, co się zmieni, jeśli je wykonasz, a co się stanie, jeśli tego nie zrobisz. Może nie warto robić wszystkiego.

2. Techniki zarządzania czasem

• Zaplanuj dzień

Poświęć kilka minut dziennie na zorganizowanie następnego dnia. Przygotuj sobie ubranie, spakuj potrzebne rzeczy oraz zrób listę zadań.

• Zaplanuj tydzień

Jak nauczysz się planować dzień, spróbuj zaplanować cały tydzień.

• Ustalaj cele

Cele mogą być długoterminowe lub krótkoterminowe. Powinny być realistyczne. Za każdy zrealizowany, osiągnięty cel, nagradzaj się.

• Priorytety

Na każdej liście zadań ustal i oznacz priorytety. Wykonuj najpierw te zadania, które są najważniejsze.

• Planuj

Rozplanuj wszystkie zadania w swoim kalendarzu tak, aby jak najszybciej się z nimi uporać i wykonać je według ustalonych priorytetów.

• Zapisuj daty realizacji

Ustalaj i zapisuj, do kiedy wykonasz konkretne zadanie. Pamiętaj, aby te terminy były realistyczne.

• Deleguj

Dziel się swoimi obowiązkami. Zaufaj innym i nie bądź perfekcjonistą.

• Używaj kalendarza

Wszystkie notatki rób w jednym notesie zamiast na milionie małych karteczek. Najlepiej tę funkcję spełni kalendarz. Noś go zawsze przy sobie i zapisuj na bieżąco każdy pomysł, który ci wpadnie do głowy.

• Punktualność

Oczywiście w życiu trzeba się liczyć z różnymi opóźnieniami, ale nie powinno to jednak przeszkadzać w dążeniu do ideału.

• Stosuj regułę 70/30

Nigdy nie planuj więcej niż 70% ogólnego czasu pracy. Zawsze może zdarzyć się coś niespodziewanego. Planowanie wszystkiego co do minuty jest jedynie źródłem stresu i niepotrzebnej frustracji.

• Zasada 80/20

20% twoich działań wpływa na 80% osiąganych rezultatów.

• Nie tylko pożyteczne – przyjemne także

Rozdziel życie zawodowe od osobistego. Znajdź równowagę pomiędzy nimi i ciesz się tym, co aktualnie robisz.

Jeśli nie potrafisz sam się zdyscyplinować, zapisz się na kurs zarządzania czasem. Dowiesz się na nim krok po kroku, co to jest organizacja pracy własnej i efektywne zarządzanie czasem, jakie są techniki zarządzania czasem z uwzględnieniem zarządzania czasem pracy. Im więcej mamy czasu na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu ona nam zabiera.