Jak zwiększyć swoją efektywność w pracy?

Z badań przeprowadzonych na uniwersytecie w Utah wynika, że ci, którzy zajmują się wieloma zadaniami w jednym czasie, są mniej produktywni od tych, którzy skupiają się na jednym, konkretnym celu. W ostatnich latach nadgodziny stały się normą, a pracownicy, którzy wychodzą o czasie są postrzegani jako lenie. Okazuje się, że najbardziej produktywną nacją są... Francuzi. W ojczyźnie wina i sera obowiązuje 35-godzinny tydzień pracy, a mimo to udaje im się świetnie wywiązywać ze swoich obowiązków. Podzielna uwaga, praca po godzinach i w weekendy nie są więc gwarantami sukcesu zawodowego. W czym tkwi sekret efektywnej pracy? Rozwiązanie wydaje się proste: robić mniej i skupiać się na naprawdę najważniejszych zadaniach.

Teoria brzmi banalnie, jednak w praktyce zmiana systemu organizacji pracy może stać się prawdziwym wyzwaniem. Lubisz robić listy i zwykle to one dyktują ci kolejne zadania? Eksperci uważają, że listy najlepiej sprawdzają się podczas zakupów. W pracy potrzebny ci ulepszony system, który będzie bazował na ustaleniu hierarchii ważności zadań. Każdy dzień pracy rozpocznij od kilku minut skupienia nad tym, które trzy sprawy są najważniejsze i wymagają zajęcia się nimi w pierwszej kolejności. Następnie skoncentruj się, aby wykonać te zadania, zanim zajmiesz się innymi problemami. To prosty nawyk, który pozwala skutecznie poprawić wydajność pracy. Pamiętaj, że wielozadaniowość w rzeczywistości spowalnia tempo. Kiedy zajmujemy się kilkoma rzeczami naraz, rośnie również prawdopodobieństwo, że popełnimy gdzieś błąd.

Twoja produktywność znacząco wzrośnie, jeśli pozbędziesz się wszelkich rozpraszaczy uwagi. Telefon, e-mail i portale społecznościowe dekoncentrują, przez co trudniej jest doprowadzić swoje obowiązki do końca. Na czas wykonywania ważnych zadań trzymaj się z dala od wszystkiego, co odciąga twoją uwagę.

Zarządzanie czasem to podstawa efektywnej pracy. Mądre gospodarowanie czasem pozwoli ci wykonać swoje obowiązki bez konieczności pracy po godzinach. Na początek zastanów się, jak zmienić rozkład dnia, by lepiej odpowiadał celom do osiągnięcia. Możesz przyjąć schemat, że rano zajmujesz się mailami, około południa wykonujesz telefony, a po południu wysyłasz korespondencję. Wielu z nas ma też nawyk ciągłego sprawdzania skrzynki mailowej. Ustal, że wiadomościami zajmujesz się dwa razy dziennie przez określoną ilość czasu i trzymaj się tej reguły. Lepiej się skoncentrujesz, a przez to zaoszczędzisz czas i energię. Badania wykazały, że wielu ludzi sukcesu rozpoczyna swój dzień pracy wcześnie rano. Nie namawiamy do wstawania o świcie, ale twoja efektywność zyska, jeśli pojawisz się w biurze o poranku. Spokój i cisza pozwalają lepiej się skoncentrować. To świetny czas, aby zająć się najważniejszymi sprawami, ponieważ mózg pracuje na najwyższych obrotach i nie masz jeszcze zleconych innych spraw.

Przydatnym narzędziem organizacji czasu pracy może być popularna metoda Getting Things Done (GTD). Jej twórca, David Allen, proponuje pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami, który pozwala na lepszą i bardziej efektywną pracę. Dzięki niemu przestaniesz żyć pod ciągłą presją czasu i skończysz z odkładaniem spraw na później. System GTD ma miliony zwolenników na całym świecie i warto go poznać. W codziennej pracy niezwykle przydatna jest zwłaszcza reguła dwóch minut. Na czym polega? Jeśli wykonanie czegoś zajmuje mniej niż 2 minuty, należy to zrobić od razu. Brzmi banalnie, ale naprawdę działa.

W pracy spędzamy dużą część naszego życia, dlatego ważne jest odpowiednie urządzenie miejsca pracy. Myślisz, że wystarczy ci telefon i laptop? Otoczenie także ma wielkie znaczenie dla efektywności. W miarę możliwości biurko ustaw tak, by widzieć coś poza komputerem i ścianą. W popularnych boksach czujemy się ograniczeni i przez to pracujemy gorzej. Istotnym elementem jest oświetlenie w pomieszczeniu. Najlepsze jest naturalne światło. Jeśli w biurze go brakuje, postaraj się, aby źródła sztucznego światła jak najlepiej je imitowały. Ważna jest też temperatura. Gdy wewnątrz jest za ciepło, czujesz się śpiący. Z drugiej strony, uczucie zimna nie pozwala się skupić na pracy. Zwróć uwagę na dobór krzesła. Powinno być wygodne, dopasowane do twojego wzrostu i zapewniać odpowiednią pozycję w czasie siedzenia. Na twoim biurku panuje artystyczny nieład? Eksperci twierdzą, że porządek sprzyja wydajnej pracy. Staraj się ograniczyć ilość przedmiotów na biurku i sprzątaj je regularnie. Żyjemy w świecie technologii, ale zawsze miej pod ręką notes i długopis. Nigdy nie wiesz, kiedy do głowy przyjdzie ci nowy, świetny pomysł.

Twoja kreatywność zyska, jeśli znajdziesz własne miejsce, w którym dobrze ci się myśli. Park, siłownia, galeria sztuki a nawet własny prysznic – możliwości są nieograniczone. Ostatnie badania wykazały, że cisza wcale nie zapewnia lepszych warunków do koncentracji. Umiarkowany, otaczający nas szum pobudza kreatywność. Kawiarnia jest więc lepsza od biblioteki? Tak!

Efektywność można poprawić, stosując proste metody. Dzięki nim będziesz lepszym pracownikiem, ale zyskasz również więcej wolnego czasu. Pamiętaj, że odpoczynek jest potrzebny, by dobrze pracować. Jakie sztuczki stosujecie, by pracować wydajniej?